Nyhetsbrev som folk faktiskt läser – så gör idrottsföreningen det billigt och enkelt
Från oläst till oumbärlig – så skapar ni nyhetsbrevet som stärker er förening
Många idrottsföreningar skickar ut nyhetsbrev som knappt någon öppnar. Mejlet hamnar längst ner i inkorgen, och när det väl öppnas känns innehållet diffust eller irrelevant. Resultatet blir att viktiga budskap aldrig når fram – ändrade träningstider missas, cupanmälningar glöms bort och föräldrarna ringer och frågar om saker som redan kommunicerats. För ledare och styrelse blir det mer administration istället för mindre, och engagemanget i föreningen försvagas istället för att växa.
Men det går att vända på det. Ett välfungerande nyhetsbrev stärker gemenskapen, ökar närvaron på träningar och matcher, och minskar det administrativt tjafset. Medlemmarna känner sig informerade och delaktiga, föräldrar slipper jaga information, och ledare får mer tid till det som verkligen spelar roll – själva idrottsverksamheten. Den här guiden visar hur ni skapar ett nyhetsbrev som faktiskt läses, utan att det kräver expertkunskaper, dyra verktyg eller timmar av jobb. Målet är inte att bli marknadsföringsproffs, utan att få fler engagerade medlemmar som känner sig hemma i föreningen.
Välj rätt verktyg utan att spräcka kassan
Det kan kännas lockande att använda vanliga e-postprogram som Outlook eller Gmail för att skicka ut föreningens nyhetsbrev till alla medlemmar. Men det är en dålig idé av flera skäl. För det första riskerar massutskick från vanliga mejlkonton att hamna i skräppostfilter hos mottagarna, vilket betyder att budskapet aldrig når fram. För det andra får ni ingen statistik – ni vet inte vilka som öppnat mejlet eller klickat på viktiga länkar. Och för det tredje blir det krångligt att hantera GDPR-kraven kring samtycke och avanmälning när allt sköts manuellt.
Istället bör ni välja en dedikerad plattform för utskick. Det finns flera gratis- eller lågkostnadsalternativ som är enkla att använda, även för den som aldrig arbetat med sånt förut. Mailchimp och MailerLite är två populära verktyg med svenska gränssnitt och generösa gratisversioner. Mailchimp tillåter upp till 500 kontakter och 1 000 utskick per månad kostnadsfritt, medan MailerLite erbjuder upp till 1 000 prenumeranter gratis. Båda har färdiga mallar som gör det enkelt att skapa snygga nyhetsbrev, och de ger er statistik på öppningsfrekvens och klick. Nackdelen är att de har servrar utanför EU, vilket kan kännas otryggt för den som är extra noga med GDPR.
För föreningar som vill ha svensk support och europeiska servrar är verktyg som Paloma ett bra alternativ. Paloma drivs från Sverige med servrar hos Telia Cygate, har svenskspråkig support under kontorstid och erbjuder en Freemium-version att börja med. Fördelarna med en dedikerad plattform är tydliga: färdiga mallar, enkel hantering av anmälningslistor, automatisk avanmälan, och statistik som visar vad som fungerar. Ni slipper bekymra er över tekniska detaljer och kan fokusera på att skapa innehåll som medlemmarna faktiskt vill läsa.
- Färdiga mallar – Slipp designa från scratch, välj en mall och fyll i ert innehåll
- Statistik och uppföljning – Se vilka som öppnar, klickar och engagerar sig
- Automatisk avanmälan – Följ GDPR-kraven utan extra arbete
- Mobilvänlig visning – Mejlen ser bra ut oavsett enhet
Bygg er e-postlista på rätt sätt
Att samla in e-postadresser behöver varken vara komplicerat eller juridiskt riskabelt. Det enklaste är att lägga till ett fält för e-postadress i medlemsansökan eller i anmälningsformuläret på hemsidan. När någon går med i föreningen eller anmäler sitt barn till en aktivitet, frågar ni samtidigt om de vill ta emot föreningsinformation via e-post. Många föreningar har redan adresserna i sina system – då gäller det att se till att de har lämnat sitt samtycke till just nyhetsbrev.
GDPR låter jobbigare än det är. I grunden handlar det om att vara tydlig med vad ni ska använda adressen till, att få aktivt samtycke, och att göra det enkelt att avanmäla sig. Enligt Riksidrottsförbundets riktlinjer räcker det ofta med att informera medlemmarna om syftet med utskicket och ge dem möjlighet att tacka nej. Det betyder att ni inte nödvändigtvis behöver ett separat samtycke om ni redan kommunicerar med medlemmarna som en del av medlemskapet. Men för att vara på säkra sidan är det alltid bäst att fråga explicitly och föra register över vem som sagt ja.
För att vara GDPR-säker i praktiken kan ni följa en enkel checklista. Här är de viktigaste stegen att hålla koll på:
- Informera tydligt om syftet – Skriv att adressen används för att skicka föreningsinformation, till exempel träningstider, matcher och aktiviteter
- Inhämta aktivt samtycke – Ingen förifylld ruta där medlemmen måste bocka ur, utan en tom ruta som de aktivt bockar i
- Gör det enkelt att avanmäla sig – Alla nyhetsbrev ska ha en tydlig länk längst ner där mottagaren kan tacka nej till framtida utskick
- Dokumentera samtycken – Spara information om när och hur personen lämnat sitt samtycke, vilket de flesta verktyg gör automatiskt
- Rensa listan regelbundet – Ta bort adresser som studsar eller som inte öppnat ett enda mejl på länge, för att hålla statistiken relevant och kvaliteten hög
Genom att vårda er e-postlista och regelbundet ta bort inaktiva kontakter får ni bättre öppningsfrekvens och mer engagerade mottagare. Det är bättre med 200 aktiva läsare än 500 adresser där hälften aldrig öppnar mejlet. Dessutom minskar risken att hamna i skräppostfilter när ni håller er lista fräsch och uppdaterad.
Skapa innehåll som medlemmarna vill ha
Det lättaste sättet att fylla nyhetsbrevet är att återanvända innehåll som redan finns. Ni har säkert en kalender med matcher och träningar, inlägg på Facebook eller Instagram, och information på hemsidan. Ta det materialet och paketera om det till ett sammanhang som passar mejlformat. Principen är ”återanvänd och förenkla” – det mesta jobbet är redan gjort, det handlar bara om att presentera det på rätt sätt. Ett matchreferat från sociala medier kan bli en kort nyhet i nyhetsbrevet, en kommande cup kan påminnas om med en tydlig anmälningslänk, och en ändrad träningstid som lagts ut på hemsidan kan lyftas fram så att ingen missar den.
Olika mottagargrupper vill ha olika information, och här kommer segmentering in. Istället för att skicka samma mejl till alla kan ni dela upp listan efter lag, åldersgrupper eller roller. Spelare i P14 behöver veta när nästa match är och var laget samlas, medan föräldrar vill ha info om cuper, resor och hur mycket det kostar. Ledare behöver schemaläggningstips, utbildningsmöjligheter och rapporteringsrutiner. Genom att skicka rätt innehåll till rätt grupp ökar chansen att mejlet läses och uppskattas.
| Mottagargrupp | Relevant innehåll | Exempel |
|---|---|---|
| Spelare | Matcher, träningar, resultat, lagaktiviteter | ”Nästa match: Lördag 14:00 hemma mot IFK” |
| Föräldrar | Praktisk info, kostnader, resor, cuper, säsongsinformation | ”Cupanmälan stänger 15/11 – glöm inte att betala in 500 kr” |
| Ledare | Utbildningar, schemaändringar, administrativa tips, rapporter | ”Tränarutbildning 20/11 – anmäl dig senast på fredag” |
När det gäller konkreta innehållsidéer finns det massor att välja på. Börja med det som är mest akut och relevant just nu. Här är några exempel som funkar bra i de flesta föreningar:
- Matchreferat och resultat – Summera veckans matcher med korta kommentarer och resultat
- Kommande matcher och träningar – Lista nästa veckas schema så att alla vet när och var de ska vara
- Ändrade tider eller avlysningar – Informera direkt om det blir ändringar, till exempel när en träning flyttas eller ställs in
- Inbjudan till cuper och turneringar – Påminn om anmälningsfrister och vad det kostar
- Intervju med ledare eller spelare – Lyft fram personer i föreningen för att skapa gemenskap och visa att alla är viktiga
- Föreningsaktiviteter – Avslutningsfest, föräldramöte, arbetshelg eller annat som händer utanför planen
Tänk också på säsongens rytm. Inför seriestart behöver medlemmarna information om lag, träningstider och utrustning. Under sommaren kan ni påminna om sommarträning eller lägerverksamhet. Inför säsongsavslutningen handlar det om avslutningsfester, nästa säsongs planering och anmälan. Genom att anpassa innehållet till var i säsongen ni befinner er känns nyhetsbrevet alltid relevant och aktuellt. Praktisk information är alltid guld värd – det kan handla om allt från hur man smidigast tar sig till bandyträningen när kollektivtrafiken ändras till packlistor inför bortamatcher.
Ämnesraden är er viktigaste anfallare
Ämnesraden avgör om någon öppnar mejlet eller inte. Det spelar ingen roll hur bra innehållet är om ingen läser det. Tänk på ämnesraden som en matchaffisch – den måste fånga intresset direkt och göra klart varför mejlet är värt att öppna. Enligt statistik från flera utskicksplattformar ligger genomsnittlig öppningsfrekvens för nyhetsbrev runt 20-25 procent, men med bra ämnesrader kan ni lätt komma upp i 40-50 procent eller mer. Det är skillnaden mellan att nå hälften av medlemmarna och att nå nästan alla.
Det finns några enkla knep som funkar bra. Håll det kort – helst under tio ord – så att hela raden syns även på mobilen. Var specifik istället för vag, och skapa gärna en känsla av brådska om det verkligen är bråttom. Använd lagets namn eller åldersgruppen för att göra det tydligt vem det gäller, till exempel ”P14: Ändrad träningstid på torsdag!” eller ”Damlag A – Viktigt om lördagens match”. Personliga och direkta ämnesrader öppnas oftare än generiska rubriker som ”Nyhetsbrev vecka 42”. Tänk på vad mottagaren vinner på att öppna mejlet och kommunicera det direkt.
Här är några exempel på vad som fungerar och vad ni bör undvika:
- Gör så här: ”Kallelse till föräldramöte 25/10” – Tydligt, specifikt och med datum
- Gör så här: ”Sista chansen: Anmäl er till avslutningsfesten!” – Skapar brådska och förtydligar vad det gäller
- Gör så här: ”⚽ F12 vann 4-2 mot Grimstad – matchreferat” – Emoticon för uppmärksamhet, konkret resultat
- Undvik: ”Nyhetsbrev vecka 42” – Säger ingenting om innehållet
- Undvik: ”Information från styrelsen” – För vagt, varför ska jag öppna det?
- Undvik: ”Viktig information!!!” – Överdriven och kan uppfattas som spam
Emojis kan vara ett effektivt sätt att sticka ut i inkorgen, men använd dem sparsamt och med omdöme. En fotboll ⚽, en pokal 🏆 eller en megafon 📣 kan passa bra i samband med matcher, turneringar eller viktiga meddelanden. Däremot blir det lätt för mycket om varje mejl är fullt med symboler. Testa er fram och kolla statistiken – de flesta utskicksverktyg visar vilka ämnesrader som ger högst öppningsfrekvens, så ni kan lära er vad som fungerar för just er förening.
Ta steget och bygg er starkare förening
Ett bra nyhetsbrev behöver varken vara dyrt eller tidskrävande. Med rätt verktyg, en välskött e-postlista och innehåll som faktiskt är relevant för mottagarna kan ni skapa en kommunikationskanal som stärker gemenskapen och minskar det administrativa arbetet. Börja i liten skala – ett enkelt månadsbrev med det allra viktigaste är en perfekt start. Med tiden kan ni utöka och förfina, lägga till fler segment och testa olika typer av innehåll. Det viktiga är att komma igång och skapa en vana hos medlemmarna att faktiskt öppna och läsa det ni skickar.
Vinsterna är större än ni kanske tror. Mindre tid går åt till att jaga folk via telefon eller personliga mejl, medlemmarna känner sig informerade och delaktiga, och föreningen växer i styrka genom bättre intern kommunikation. Välj ett verktyg idag, lägg in era medlemmars adresser och skicka ert första utskick redan nästa vecka. Håll det enkelt, fokusera på det som verkligen spelar roll för mottagarna, och glöm inte att skriva en ämnesrad som gör att folk faktiskt vill läsa vidare. Ni klarar det – och medlemmarna kommer att tacka er för det!